Apostil Nedir? Apostil Şerhi Nereden ve Nasıl Alınır?

Apostil nedir? Apostil şerhi, bir resmî belgedeki imzanın gerçekliğini, belgeyi imzalayan kişinin hangi sıfatla hareket ettiğini ve belgede bulunan mühür ya da damganın ilgili kuruma ait olduğunu doğrular.

Apostil, belgenin içeriğinin doğru olduğunu veya belgedeki hukuki işlemin geçerli olduğunu tek başına kanıtlamaz. Apostil işleminin temel amacı, bir ülkede düzenlenen resmî belgenin başka bir sözleşme ülkesinde ayrıca konsolosluk tasdiki gerekmeksizin kullanılmasını kolaylaştırmaktır.

Doğum kayıt örneği, evlenme belgesi, diploma, transkript, adli sicil kaydı, mahkeme kararı, noter belgesi, vekâletname ve şirket belgesi gibi birçok evrak bakımından apostil ihtiyacı gündeme gelebilir. Ancak izlenecek işlem, belgenin türüne ve kullanılacağı ülkenin taleplerine göre değişir.

Apostil Nedir?

Apostil, bir ülkede düzenlenen resmî belgenin başka bir ülkede kullanılabilmesi için belgenin kaynağını doğrulayan standart bir uluslararası tasdik işlemidir.

Apostil sistemi, 5 Ekim 1961 tarihli Yabancı Resmî Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Hakkındaki Lahey Sözleşmesi’ne dayanır. Sözleşmenin amacı, geleneksel büyükelçilik ve konsolosluk tasdik zincirini sözleşmeye taraf ülkeler arasında daha basit hale getirmektir.

Apostil şerhi, doğrudan belgenin üzerine veya belgeye eklenen ayrı bir sayfaya işlenebilir. Şerhin üzerinde belgenin düzenlendiği ülke, belgeyi imzalayan kişi, kişinin sıfatı, mühür bilgisi, apostilin düzenlendiği yer ve tarih, kayıt numarası, yetkili makamın mührü ve imzası bulunur.

Apostil Şerhi Nedir?

Apostil şerhi, belgenin yetkili makam tarafından doğrulandığını gösteren standart tasdik bölümüdür. Şerhin başlığında “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” ifadesi yer alır.

Apostil şerhi, yabancı ülkedeki makamın belgedeki imza veya mühür için Türkiye’nin dış temsilciliğine ya da kendi konsolosluğuna ayrıca başvurmasını önlemeyi amaçlar.

Şerh içerisinde genel olarak şu bilgiler bulunur:

1. Belgenin düzenlendiği ülke,
2. Belgeyi imzalayan kişinin adı,
3. İmzalayan kişinin sıfatı,
4. Belgede bulunan mühür veya damganın ait olduğu makam,
5. Apostilin düzenlendiği yer,
6. Apostilin düzenlendiği tarih,
7. Apostili düzenleyen yetkili kişi veya makam,
8. Apostil kayıt numarası,
9. Yetkili makamın mührü,
10. Yetkili kişinin imzası.

Apostil Neyi Onaylar?

Apostilin kapsamı uygulamada sıkça yanlış anlaşılmaktadır. Apostil, belgenin maddi içeriğini veya belgede yazan olayın gerçekliğini doğrulamaz.

Örneğin bir diploma üzerindeki apostil, kişinin eğitim programını başarıyla tamamlayıp tamamlamadığını yeniden incelemez. Diplomadaki yetkili imzanın ve kurum mührünün doğruluğunu tasdik eder.

Apostil Nereden Alınır?

Apostilin nereden alınacağı, belgenin idari belge mi yoksa adli belge mi olduğuna göre değişir.

Belgeyi düzenleyen kurumun yetkilisinin imza örneği apostil makamının sisteminde bulunmuyorsa, imza veya belge için ön doğrulama talep edilebilir. Özellikle diploma, özel okul belgesi ve bazı mesleki belgelerde ek kurum onayı gerekebilir.

Apostil Nasıl Alınır?

Apostil alma süreci genel olarak aşağıdaki adımlardan oluşur:

1. Belgenin kullanılacağı ülkeyi belirleyin: Hedef ülkenin Lahey Apostil Sözleşmesi’ne taraf olup olmadığını kontrol edin.
2. Belgenin aslını veya geçerli resmî örneğini alın: Fotokopi veya doğrulanamayan çıktı apostil için kabul edilmeyebilir.
3. Belgenin türünü belirleyin: Belgenin idari, adli veya noter düzenlemesi olup olmadığını tespit edin.
4. Gerekli ön onayları tamamlayın: Diploma, özel kurum belgesi veya tercüme için ilgili kurum ya da noter işlemi gerekebilir.
5. Yetkili apostil makamına başvurun: İdari belgeyle valilik veya kaymakamlığa; adli belgeyle ilgili adalet komisyonu başkanlığına başvurun.
6. Belgenin imza ve mühür kontrolünü yaptırın: Yetkili makam, belgeyi düzenleyen kişinin imza ve sıfat bilgisini doğrular.
7. Apostil şerhini teslim alın: Apostil belgenin arkasına, üzerine veya ayrı bir ek sayfaya işlenebilir.
8. Tercüme şartını kontrol edin: Belgenin kullanılacağı makamın istediği dil ve tercüme tasdik usulünü öğrenin.

Apostil İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Apostil başvurusu için gerekli belgeler, apostil yapılacak evrakın türüne göre değişebilir. Genel olarak aşağıdaki belgeler hazırlanır:

• Apostil yapılacak belgenin aslı veya resmî onaylı örneği,
• Başvuru sahibinin kimlik belgesi,
• Başvuru başkası tarafından yapılacaksa gerekli temsil veya vekâlet belgesi,
• Belgeye göre noter tasdiki, kurum onayı veya imza doğrulaması,
• Elektronik başvurularda sistem tarafından talep edilen bilgi ve belgeler.

Apostil Sözleşmesi uyarınca apostil, belgeyi imzalayan kişi veya belgeyi elinde bulunduran kişi tarafından talep edilebilir. Bununla birlikte başvuru makamı kimlik ve temsil kontrolü yapabilir.

Hangi Belgelere Apostil Yapılır?

Apostil işlemi esas olarak kamu belgesi niteliğindeki evraka uygulanır. Sözleşme kapsamında kamu belgesi kabul edilen başlıca belge grupları şunlardır:

• Mahkeme, savcılık ve diğer adli makamlardan çıkan belgeler,
• İdari makamlar tarafından düzenlenen belgeler,
• Noter senetleri ve noterlik işlemleri,
• Özel kişilerce imzalanmış belgelere konulan resmî veya noter tasdikleri.

Uygulamada apostil alınabilen belgelere örnek olarak şunlar gösterilebilir:

• Nüfus kayıt örneği,
• Doğum kayıt örneği,
• Evlenme kayıt belgesi,
• Ölüm belgesi,
• İkametgâh belgesi,
• Adli sicil kaydı,
• Mahkeme kararı,
• Boşanma kararı,
• Diploma ve transkript,
• Öğrenci belgesi,
• Vekâletname,
• Muvafakatname,
• İmza beyannamesi,
• Noter tasdikli sözleşme,
• Şirket ve ticaret sicili belgeleri.

Diplomatik veya konsolosluk görevlileri tarafından düzenlenen belgeler ile doğrudan ticari veya gümrük işlemleriyle ilgili bazı idari belgeler Apostil Sözleşmesi’nin kapsamı dışında olabilir.

İdari ve Adli Belgelerde Apostil Farkı

İdari ve adli belgeler arasındaki ayrım, başvurulacak makamın belirlenmesi bakımından önemlidir.

İdari Belgelerde Apostil

Nüfus, eğitim, noterlik, belediye, ticaret sicili veya diğer idari kurumlarca düzenlenen belgeler bakımından apostil işlemi genellikle valilik veya kaymakamlık tarafından yapılır.

Adli Belgelerde Apostil

Mahkeme kararları, savcılık evrakları ve adli makamlarca düzenlenen belgeler için apostil işlemi ağır ceza mahkemesi bulunan yerlerdeki adalet komisyonu başkanlıkları tarafından yürütülür.

Belgenin adli mi idari mi olduğu konusunda tereddüt varsa belgeyi düzenleyen kurumdan veya apostil makamından işlem öncesinde bilgi alınmalıdır.

Noter Belgesine Apostil Nasıl Alınır?

Vekâletname, muvafakatname, imza beyannamesi, noter tasdikli sözleşme ve noter onaylı tercüme gibi belgeler yurt dışında kullanılacaksa noter imzası ve mührü üzerine apostil alınması gerekebilir.

Genel işlem sırası şu şekildedir:

1. Belge noter tarafından düzenlenir veya tasdik edilir.
2. Noter imzasının yetkili apostil makamınca doğrulanması için valilik ya da kaymakamlığa başvurulur.
3. Apostil şerhi noter belgesine veya belgeye eklenen sayfaya işlenir.
4. Belgenin kullanılacağı ülke tercüme talep ediyorsa gerekli tercüme işlemi tamamlanır.

Yurt dışında kullanılacak sözleşme ve vekâletnamelerin kapsamı hazırlanırken sözleşme hukuku desteği alınması, belgenin yalnızca şeklen değil içerik bakımından da amaca uygun olmasını sağlayabilir.

Diploma ve Transkript Apostili Nasıl Alınır?

Yurt dışında eğitim, denklik, çalışma, vatandaşlık veya mesleki tanınma başvurularında diploma ve transkript için apostil talep edilebilir.

Diploma apostili için izlenebilecek genel adımlar şunlardır:

1. Diplomanın aslı veya yetkili kurumdan alınmış geçerli örneği hazırlanır.
2. Belge üzerindeki imzanın ve düzenleyen kurumun doğrulanabilirliği kontrol edilir.
3. Belge türüne göre üniversite, eğitim müdürlüğü veya ilgili kurumdan ön onay gerekebilir.
4. Gerekli ön doğrulama sonrasında valilik veya kaymakamlıktan apostil alınır.
5. Hedef kurumun istediği dilde tercüme ve tasdik işlemi gerçekleştirilir.

Her üniversite veya eğitim belgesinde aynı işlem sırası uygulanmayabilir. Belgenin düzenlendiği kurum ve kullanılacağı ülkenin denklik makamı dikkate alınmalıdır.

Mahkeme Kararına Apostil Nasıl Alınır?

Boşanma, velayet, isim değişikliği, miras, alacak veya diğer mahkeme kararlarının yurt dışında kullanılabilmesi için apostil gerekebilir.

Mahkeme kararında kesinleşme şartı aranıyorsa, öncelikle kararın kesinleşme şerhli örneği alınmalıdır. Daha sonra ağır ceza mahkemesi bulunan yerdeki adalet komisyonu başkanlığına apostil başvurusu yapılabilir.

Mahkeme kararının apostilli olması, kararın yabancı ülkede otomatik olarak icra edileceği anlamına gelmez. Kararın kullanılacağı ülkenin tanıma, tenfiz, kesinleşme veya tercüme şartları ayrıca değerlendirilmelidir.

Adli Sicil Kaydına Apostil Nasıl Alınır?

Yurt dışındaki çalışma, oturma izni, vatandaşlık veya vize başvurularında apostilli adli sicil kaydı istenebilir.

Adli sicil belgesi alınırken belgenin hangi amaçla ve hangi yabancı makama sunulacağı doğru şekilde belirtilmelidir. Belge elektronik apostil sisteminin desteklediği türlerden biriyse çevrim içi başvuru değerlendirilebilir. Fiziksel işlem gerekiyorsa belgenin niteliğine göre yetkili adli apostil makamına başvurulmalıdır.

Adli sicil belgesinin güncel tarihli olması hedef kurum tarafından ayrıca istenebilir. Bu nedenle apostil işleminden önce yabancı makamın belge tarihi şartı kontrol edilmelidir.

E-Apostil Nedir ve Nasıl Alınır?

E-Apostil, desteklenen resmî belgeler için apostil başvurusunun elektronik ortamda yapılmasına ve apostilli belgenin dijital olarak temin edilmesine imkân sağlayan resmî hizmettir.

E-Apostil başvurusunda genel olarak şu adımlar izlenir:

1. Resmî e-Apostil portalına giriş yapılır.
2. Başvuru yapılacak belge türü seçilir.
3. Kimlik, mahkeme, dosya veya belge bilgileri girilir.
4. Sistem tarafından istenen belgeler ve bilgiler tamamlanır.
5. Başvuruya göre gösterilen hizmet bedeli veya işlem ücreti ödenir.
6. Başvurunun sonucu sistem üzerinden takip edilir.
7. Hazırlanan elektronik apostilli belge teslim veya indirme yöntemiyle alınır.

Her belge türü e-Apostil üzerinden sunulmayabilir. Güncel belge listesi, başvuru şartları, ücret ve teslim seçenekleri resmî portal üzerinden kontrol edilmelidir.

Apostil Tercümeden Önce mi Sonra mı Alınır?

Apostil ve tercüme işlemlerinin sırası, belgenin kullanılacağı ülkeye ve kabul edecek kurumun talebine göre değişebilir.

Belgeyi teslim edecek kişi, apostil ve tercüme masrafına girmeden önce yabancı makamdan kabul edilen işlem sırasını yazılı olarak öğrenmelidir.

Apostil İçin Noter Gerekir mi?

Her apostil işleminde noter zorunlu değildir. Kamu kurumu tarafından düzenlenen ve imzası doğrudan doğrulanabilen resmî belgeler çoğu durumda ayrıca noter tasdiki olmadan apostillenebilir.

Noter işlemi özellikle şu durumlarda gündeme gelebilir:

• Özel kişi tarafından imzalanan belgenin resmîleştirilmesi,
• İmza tasdiki yapılması,
• Vekâletname veya muvafakatname düzenlenmesi,
• Yeminli tercüman çevirisinin tasdik edilmesi,
• Belgenin noter onaylı suretinin kullanılması.

Apostil, noter tasdikinin yerine geçmez. Noter belgenin imzasını, suretini veya tercümesini tasdik eder; apostil ise noter ya da kamu görevlisinin imzası ve sıfatını uluslararası kullanım bakımından doğrular.

Apostil Ücretli mi?

Türkiye’nin HCCH yetkili makam kaydında valilik, kaymakamlık ve adalet komisyonu başkanlıklarınca yapılan apostil işlemi için ücret alınmadığı belirtilmektedir.

Bununla birlikte apostil öncesi veya sonrası aşağıdaki masraflar doğabilir:

• Noter düzenleme ve tasdik ücreti,
• Yeminli tercüme ücreti,
• Belge çıkarma veya suret ücreti,
• Kargo ve teslim ücreti,
• Elektronik hizmet veya başvuru bedeli,
• Yabancı ülkedeki ek tasdik veya tercüme giderleri.

Elektronik başvurulardaki güncel ücret bilgisi işlem sırasında resmî e-Apostil portalından kontrol edilmelidir.

Apostilin Geçerlilik Süresi Var mı?

Lahey Apostil Sözleşmesi apostil şerhi için genel bir sona erme tarihi belirlememektedir. Ancak apostil yapılan asıl belgenin kullanım süresi veya belgeyi kabul edecek yabancı makamın güncellik şartı bulunabilir.

Örneğin aşağıdaki belgelerin yakın tarihli olması istenebilir:

• Adli sicil kaydı,
• Nüfus kayıt örneği,
• İkametgâh belgesi,
• Bekârlık belgesi,
• Şirket faaliyet belgesi,
• Yetki belgesi.

Bu nedenle eski tarihli bir belge üzerindeki apostil şeklen geçerliliğini korusa dahi, yabancı kurum belgenin son üç veya altı ay içinde düzenlenmiş olmasını talep edebilir.

Apostil Hangi Ülkelerde Geçerlidir?

Apostil, belgenin düzenlendiği ülke ile kullanılacağı ülke arasında Lahey Apostil Sözleşmesi yürürlükteyse kullanılabilir.

Bir ülkenin sözleşmeye sonradan taraf olması, katılım tarihinin henüz yürürlüğe girmemesi veya başka bir ülkenin katılıma itiraz etmiş olması mümkündür. Bu nedenle yalnızca internetteki eski bir ülke listesine güvenilmemelidir.

Belge hazırlanmadan önce şu kontroller yapılmalıdır:

1. Türkiye ile hedef ülke arasında Apostil Sözleşmesi yürürlükte mi?
2. Hedef ülke Türkiye’nin katılımına veya ilgili ülkenin katılımına itiraz etmiş mi?
3. Belge sözleşme kapsamındaki kamu belgelerinden mi?
4. İki ülke arasında apostili kaldıran daha kolay bir anlaşma var mı?
5. Belgeyi kabul edecek kurum tercüme veya güncellik şartı istiyor mu?

Ülke Apostil Sözleşmesine Taraf Değilse Ne Yapılır?

Belgenin kullanılacağı ülke Apostil Sözleşmesi’ne taraf değilse veya sözleşme iki ülke arasında yürürlükte değilse klasik tasdik işlemleri gündeme gelebilir.

Belgenin türüne ve ülkeye göre aşağıdaki işlem zinciri uygulanabilir:

1. Belgenin düzenleyen kurum veya noter tarafından tasdik edilmesi,
2. Yetkili Türk makamından onay alınması,
3. Dışişleri Bakanlığı veya ilgili dış temsilcilik işlemlerinin tamamlanması,
4. Belgenin kullanılacağı ülkenin Türkiye’deki büyükelçilik veya konsolosluğundan tasdik alınması.

Ülkeye göre işlem sırası değişebileceğinden ilgili konsolosluk veya belgeyi kabul edecek yabancı makamdan güncel bilgi alınmalıdır.

Apostilli Belge Neden Kabul Edilmez?

Apostil alınmış olması, belgenin yabancı makam tarafından her durumda kabul edileceği anlamına gelmez.

Apostilli bir belge aşağıdaki nedenlerle kabul edilmeyebilir:

• Belgenin kullanılacağı ülkede Apostil Sözleşmesi’nin yürürlükte olmaması,
• Belgenin apostil kapsamına girmemesi,
• Belgenin güncel olmaması,
• Belgede tahrifat, eksiklik veya okunmazlık bulunması,
• Tercümenin istenen dilde veya usulde yapılmaması,
• Noter tasdikinin eksik olması,
• Mahkeme kararının kesinleşme şerhinin bulunmaması,
• Belgenin yanlış yetkili makam tarafından apostillenmesi,
• Apostil kayıt numarasının veya elektronik doğrulamanın teyit edilememesi,
• Yabancı makamın tanıma, denklik veya ek belge şartlarının karşılanmaması.

Apostil, Tasdik ve Noter Onayı Arasındaki Fark

Apostil İşleminde Sık Yapılan Hatalar

• Hedef ülkenin sözleşme durumunu kontrol etmemek,
• Yanlış belge türüyle yanlış makama başvurmak,
• Belgenin fotokopisine doğrudan apostil istemek,
• Gerekli kurum veya noter ön onayını almamak,
• Tercümeyi yanlış işlem sırasıyla yaptırmak,
• Mahkeme kararının kesinleşme şerhini almamak,
• Apostilin belge içeriğini doğruladığını düşünmek,
• Apostilin tanıma veya denklik işleminin yerine geçtiğini sanmak,
• Eski tarihli belgenin her kurumda kabul edileceğini varsaymak,
• Belgeyi teslim edecek yabancı kurumdan güncel şartları öğrenmemek.

İstanbul ve Kartal’da Apostil İşlemleri İçin Hukuki Destek

İstanbul’da yurt dışında kullanılacak vekâletname, muvafakatname, mahkeme kararı, sözleşme, şirket belgesi ve diğer evrakların hazırlanmasında apostil, noter ve tercüme süreçleri birlikte değerlendirilmelidir.

Av. Zeynep Albay Hukuk Bürosu, Kartal merkezli olarak uluslararası kullanılacak belgelerin hukuki kontrolü, sözleşme ve vekâletname hazırlanması ve belge tasdik süreçleri konusunda hukuki destek sunmaktadır. Bölgesel destek için Kartal avukat sayfasından ofis bilgilerine ulaşabilirsiniz.

Hukuki Uyarı

Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Apostil makamı, gerekli ön onaylar, tercüme sırası, belge güncelliği ve yabancı ülkenin kabul şartları her somut işlemde değişebilir. Belgeyi sunacağınız yabancı kurumun güncel talepleri ayrıca kontrol edilmelidir. Bu yazı hukuki danışmanlık yerine geçmez.

Av. Zeynep Albay ile Belge ve Sözleşme Hukuku Desteği

Av. Zeynep Albay Hukuk Bürosu; yurt dışında kullanılacak sözleşme, vekâletname, muvafakatname, şirket evrakı ve mahkeme belgelerinin hukuki kontrolü konusunda danışmanlık sunmaktadır.

• İstanbul Hukuki Danışmanlık
• İstanbul Sözleşme Avukatı
• Kartal Avukat
• İletişim ve Randevu

Resmî Kaynaklar

• Lahey Apostil Sözleşmesi Tam Metni
• Apostil Sözleşmesi Güncel Ülke Durumu
• Resmî E-Apostil Başvuru Sistemi